PROCÉDURE DE SURVEILLANCE des responsables d’un service de garde en milieu familial

Au deuxième alinéa de l’article 42 de la Loi sur les services de garde éducatifs à l’enfance (la Loi), il est stipulé que le bureau coordonnateur de la garde en milieu familial (BC) a pour fonction, entre autres, « d’appliquer les mesures de surveillance déterminées par le règlement auxquelles sont assujetties les personnes responsables d’un service de garde en milieu familial qu’il a reconnues ». 

Le présent document expose de façon détaillée les mesures de surveillance que notre BC met en place pour s’acquitter de cette fonction.

Le conseil d’administration du CPE l’Attrait mignon confie à la directrice du BC la responsabilité de coordonner les tâches reliées à la procédure de surveillance des responsables de services de garde en milieu familial (RSG).

VISITES DE SURVEILLANCE

Les visites de surveillance sont essentielles au maintien de la qualité des services de garde en milieu familial.  Le BC s’assure que la RSG est bien informée en lui remettant entre autres une copie de la Loi et de ses règlements.

Dans le cadre du mandat de surveillance du BC, la directrice du BC confie à l’équipe de conformité la tâche d’effectuer les visites de surveillance de chacun des services de garde en milieu familial coordonné par le BC. Tel que prescrit à l’article 86 du Règlement sur les services de garde éducatifs à l’enfance (le Règlement), ces visites sont :

• obligatoires;
• effectuées à la résidence privée où la RSG fournit le service de garde, pour vérifier la qualité du service offert par la RSG ainsi que la conformité de l’équipement et des lieux;
• faites à l’improviste, sans rendez-vous ni avertissement, pour s’assurer que le service de garde respecte la Loi et de ses règlements dans le quotidien, tel qu’il est généralement offert;
• réalisées pendant les heures d’ouverture du service de garde;
• faites trois (3) fois par année, excluant la visite de renouvellement de la reconnaissance, les visites de suivi à un manquement ou celles faites suite à une plainte.

Lors des visites de surveillance, une agente de conformité vérifie le milieu physique de même que l’observance des articles de la Loi et de ses règlements.  Pour ce faire, elle utilise la grille de visite de surveillance prévue à cet effet. Toutes les exigences de la Loi et de ses règlements n’ont pas obligatoirement à faire l’objet d’une vérification systématique à chacune des visites de surveillance.  Mis à part les éléments touchant la santé et la sécurité des enfants reçus dans le service de garde de la RSG qui doivent être inspectés lors des trois (3) visites, chaque exigence de la Loi et de ses règlements doit toutefois faire l’objet d’au moins une vérification par année.

Un rapport de chacune des visites de surveillance est déposé au dossier de la RSG.  Ce rapport est signé par l’agente de conformité et par la RSG au moment de la visite et une copie de celui-ci lui est alors remise.  Si une ou des infractions ont été constatées, celles-ci sont indiquées clairement dans le rapport et un délai est convenu afin que la RSG remédie à la situation.

INFRACTION À LA LOI ET AUX RÈGLEMENTS

Si dans le cadre du renouvellement de la reconnaissance de la RSG, d’une réévaluation relative à un changement affectant sa reconnaissance ou d’une visite de surveillance ou de soutien, une infraction à un article de la loi ou de l’un ou l’autre de ses règlements est constatée, celle-ci est notée par l’agente de conformité sur le rapport de la visite.

Dans les cas où une agente de conformité ou la directrice du BC rédige un avis de manquement :

L’avis de manquement fait mention de la nature de l’infraction, du ou des correctifs à apporter ainsi que du délai qui est alloué à la RSG pour corriger la situation, tout en tenant compte de la nature de celle-ci.  De plus, on y indique qu’elle peut en tout temps recourir au soutien technique et professionnel offert par l’équipe du BC.  L’avis de manquement est remis ou acheminé à la RSG et une copie est versée à son dossier. 

Dépendant de la nature de l’infraction constatée, différents types de suivi sont possibles :

• la RSG déclare par écrit que les correctifs demandés ont été apportés (ex : procédure d’évacuation);
• lorsque la santé, la sécurité ou le bien-être des enfants n’est pas en jeu, ou encore lorsque l’inspection ne peut être faite avant quelques mois (ex : installation d’une structure de jeu), l’agente de conformité effectuera la vérification au moment opportun, lors d’un prochaine visite de surveillance ;
• dans les cas où la santé, la sécurité ou le bien-être des enfants peut être en jeu, suite à une récidive ou encore après un premier avis de manquement infructueux, une agente de conformité procèdera à une visite de suivi en temps jugé opportun et généralement à l’improviste.  A la suite de la visite de suivi, l’agente dresse un rapport écrit qui est transmis à la RSG et déposé à son dossier.  Dans certains cas, plusieurs visites de suivi peuvent être nécessaires (ex : non-respect du ratio, qualité du menu offert aux enfants, utilisation excessive du téléviseur)

La plupart de temps, les manquements aux exigences de la Loi et de ses règlements ne demandent qu’une visite de suivi et tout rentre dans l’ordre.  Par contre, si la situation n’est pas corrigée ou si elle se reproduit, la directrice du BC en informe le directeur général et le conseil d’administration du CPE l’Attrait mignon qui décidera des mesures à prendre en fonction des circonstances décrites à l’article 75, 7ème alinéa, du Règlement.

Aussi, la directrice du BC peut en tout temps informer le conseil d’administration de toute situation problématique prévalant dans un service de garde en milieu familial afin que celui-ci décide des mesures à prendre s’il y a lieu.

NON-RENOUVELLEMENT, SUSPENSION ET RÉVOCATION DE LA RECONNAISSANCE

Lorsque suite à la procédure de renouvellement de la reconnaissance ou suite à la procédure de surveillance, le conseil d’administration du CPE l’Attrait mignon a l’intention de ne pas renouveler, de suspendre ou de révoquer la reconnaissance d’une RSG, il doit d’abord lui faire parvenir par courrier recommandé un avis d’intention dans lequel il l’informe des motifs justifiant cet avis.  Seuls les motifs prescrits à l’article 75 du Règlement peuvent donner ouverture à un non-renouvellement, à une suspension ou à une révocation de la reconnaissance d’une RSG. Par la même occasion, le conseil d’administration invite la RSG à venir lui présenter ses observations relativement aux motifs invoqués et ce, dans les quinze (15) jours ouvrables suivant la réception de l’avis d’intention.

Nonobstant ce qui précède, lorsque le BC est informé qu’un signalement a été retenu par la Direction de la Protection de la Jeunesse (DPJ) relativement à une RSG ou à une personne demeurant dans la résidence privée où est offert le service de garde, la reconnaissance de la RSG est immédiatement suspendue.  La RSG en est alors informée par un avis écrit qui lui est remis de main à main soit par le directeur du CPE ou la directrice du BC, accompagné(e) d’une autre employée du BC, soit par un huissier, dépendant des circonstances. Le BC avise également les parents des enfants fréquentant le service de garde dans les plus brefs délais, par téléphone et par écrit.  Dans ce cas, la RSG peut également rencontrer le conseil d’administration du CPE l’Attrait mignon et ce, dès que possible mais au plus tard dans les 10 jours ouvrables suivant la suspension.  Pendant toute la durée de la suspension de la RSG, il lui est interdit d’opérer son service de garde sous peine de révocation.

Dans les deux cas qui précèdent, après avoir entendu la RSG et à la lumière des éléments présents au dossier, le conseil d’administration analyse avec objectivité et jugement la problématique en tenant compte entre autres, de la gravité et de l’urgence de la situation.  Il prend ensuite une décision quant au renouvellement, au maintien, à la suspension ou la révocation de la reconnaissance de la RSG et ce, dans les plus brefs délais.  Cette décision ainsi que les motifs sur lesquels elle est fondée sont inscrits sous forme de résolution au procès-verbal de la réunion du conseil.

Si la décision du conseil d’administration est de ne pas renouveler, de suspendre ou de révoquer la reconnaissance de la RSG, le BC lui fait parvenir par courrier recommandée une copie certifiée conforme de la décision motivée du conseil d’administration en lui faisant part de son droit de contester cette décision devant le Tribunal administratif du Québec (TAQ) et ce, dans les 60 jours (voir article 77 du règlement).  Le BC informe également les parents utilisateurs de ce service de garde de la décision rendue par le conseil d’administration.

Suspension temporaire demandée par la RSG

Selon l’article 79 du Règlement, une RSG peut demander à ce que soit suspendue sa reconnaissance pour une période maximale de 12 mois.  Les motifs pouvant donnés droit à une telle suspension sont la maladie de la RSG, sa grossesse, la naissance de son enfant ou l’adoption d’un enfant.

Cette demande de suspension doit être faite par écrit au BC au moins 30 jours avant la date où la RSG prévoit interrompre ses services de garde en prenant soin d’y indiquer la date où elle prévoit reprendre ses activités.  Dans les mêmes délais, elle doit aviser les parents des enfants fréquentant son service de garde.  En cas d’urgence, elle devra en informer le BC et les parents dès que possible.

Suite à la réception de la demande écrite de la RSG, le BC lui fait parvenir un avis de suspension temporaire de sa reconnaissance à compter de la date que celle-ci a indiquée. 

Révocation demandée par la RSG

Selon l’article 78 du Règlement, la RSG qui désire fermer définitivement son service de garde doit en aviser par écrit le BC et les parents des enfants fréquentant son service de garde et ce, au moins 30 jours avant la date où elle a prévu mettre fin à ses activités. 

Suite à la réception de l’avis écrit de la RSG, le BC lui adresse un avis de révocation de sa reconnaissance à compter de la date que celle-ci a indiquée.

RÉÉVALUATION À LA SUITE D’UN CHANGEMENT AFFECTANT LA RECONNAISSANCE

Plusieurs changements peuvent survenir dans un service de garde en milieu familial et faire l’objet d’une réévaluation de la reconnaissance de la RSG.

• Changement affectant les conditions et modalités de la reconnaissance

Lorsque qu’un changement pouvant affecter les conditions et les modalités de sa reconnaissance survient, la RSG doit aviser par écrit le BC qui l’a reconnue, dans les 10 jours.  A titre d’exemples, la RSG doit aviser le BC de tout changement relatif à la résidence privée où elle fournit le service de garde, aux personnes qui y résident ou à la personne adulte qui l’assiste, ainsi que de tout changement qui affecte les conditions qu’elle doit remplir pour être reconnue.  A cet effet, elle pourra utiliser le formulaire « Avis de changement » que le BC met à sa disposition.

Dépendant de la nature du changement signalé par la RSG, une ou plusieurs des actions suivantes pourront être prises par le BC :

• Si une réévaluation du milieu physique s’avère nécessaire, une agente de conformité procède à la visite dès que possible.  L’agente utilisera l’habituelle grille de visite de surveillance afin de s’assurer que le milieu de garde est conforme à la Loi et ses règlements.
• Si une entrevue avec la RSG, la personne qui l’assiste ou toute personne prévue par le règlement est nécessaire, la directrice du BC et/ou une agente de conformité et/ou une agente de soutien pédagogique, procèdent à l’entrevue dès que possible.  Pour ce faire, elles élaboreront un questionnaire d’entrevue adapté à la situation dont fait mention l’avis.

Un rapport pour chacune de ces entrevues et/ou visite relatives au changement affectant la reconnaissance est rédigé et déposé au dossier de la RSG.

• Déménagement

La RSG doit aviser le BC et les parents des enfants qu’elle reçoit d’un changement d’adresse affectant le service de garde et ce, au moins trente (30) jours avant le déménagement.

Lorsque la RSG déménage à l’intérieur même des limites du territoire de notre BC :  dans les 10 jours ouvrables suivant le déménagement, une agente de conformité procède à une visite de la résidence privée où elle a établi son service de garde.  Un rapport de la visite est versé au dossier de la RSG.

Lorsqu’une RSG déménage sur un autre territoire : le dossier de la RSG sera transmis à sa demande et selon les indications du paragraphe 5° de l’article 48 du Règlement à ce bureau coordonnateur.

Lorsqu’une RSG déménage sur le territoire de notre BC : dans les 10 jours ouvrables suivant la réception du dossier de la RSG, la directrice du BC et une agente de soutien pédagogique rencontreront la RSG lors d’une entrevue, et une agente de conformité procèdera à une visite de la résidence privée où elle établira son service de garde.  Un rapport de l’entrevue et un rapport de la visite seront versés au dossier de la nouvelle RSG.

En vue de la mise à jour du dossier de la RSG, le BC pourrait lui demander de fournir ou de modifier certains renseignements et/ou documents de son dossier, le tout conformément aux exigences de la Loi et de ses règlements.

A la lumière du dossier de la RSG, de son entrevue et de la visite de la résidence, le BC émet un avis d’acceptation à la RSG sauf dans les circonstances définies à l’article 75.  Dans ce cas, le BC pourrait procéder à la suspension ou à la révocation de sa reconnaissance.

En ce qui a trait aux places que le BC peut ou non lui accorder, veuillez vous référer à la « Procédure de répartition de places ».

• Réouverture suite à une suspension demandée par la RSG

Comme indiqué précédemment, une RSG peut demander à ce que soit suspendue sa reconnaissance en raison d’une maladie, d’une grossesse, d’une naissance ou d’une adoption.  Peu importe la durée de cette suspension, le BC avise par écrit la RSG que le moment est venu d’entamer la procédure de réouverture de son service de garde et que, pour ce faire, elle doit faire connaître ses intentions au BC quant à cette réouverture et ce, au moyen d’un formulaire-réponse qu’elle doit signer et retourner au BC dans les 10 jours ouvrables.

Lorsque la RSG indique qu’elle souhaite entamer la procédure de réouverture de son service de garde, le BC doit dans les 30 jours précédant la date prévue de réouverture :

• rencontrer la RSG afin d’avoir une entrevue avec elle;
• rencontrer la personne qui assiste la RSG, s’il y a lieu;
• rencontrer chacune des personnes âgées de plus de 14 ans demeurant dans la résidence où est fourni le service de garde, s’il y a lieu ;
• visiter la résidence;
• mettre à jour le dossier de la RSG en lui demandant de fournir les renseignements et/ou les documents nécessaires, le tout conformément aux exigences de la Loi et de ses règlements.

Des rapports doivent être déposés dans le dossier de la RSG pour chacune des entrevues réalisées ainsi que pour la visite du service de garde.

Dans tous les cas, la directrice du BC peut en tout temps informer le conseil d’administration de toute situation roblématique prévalant dans un service de garde en milieu familial suite à une telle réévaluation, afin que celui-ci décide des mesures à prendre s’il y a lieu.

Extrait de résolution adoptée à Longueuil, le 24 avril 2007 lors de la tenue de la séance régulière des membres du conseil d’administration du centre de la petite enfance l’Attrait mignon.